Datenschutzinformationen für die Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365

Worum geht es in dieser Datenschutzinformation?

Um die Mittel elektronischer Kommunikation optimal zu nutzen, verwenden wir Microsoft Teams (nachfolgend „Teams“) zur Durchführung von Online-Meetings. Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthält nun einige Vorgaben, wie mit diesen Daten umzugehen ist und inwiefern wir sie hierzu informieren müssen. Bereits zum Zeitpunkt der Datenerhebung können sie nach Art. 13 DS-GVO das Recht, über bestimmte Punkte aufgeklärt zu werden. Aus diesem Grund bekommen sie diese Datenschutzinformationen.

Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?

Wenn es um die Datenverarbeitung bei der Verwendung von Teams geht, ist die fruitcore robotics GmbH verantwortlich. Wie sie uns per Post, Telefon oder E-Mail erreichen können, lesen sie bitte im Impressum  unserer Webseite nach. Einen Datenschutzbeauftragten benannt haben, seine Kontaktdaten finden sie in unserer Datenschutzerklärung.

Was passiert bei der Nutzung von Microsoft Teams?

Wir verwenden Teams, um mit ihnen und ggf. anderen Teilnehmern eine vereinfachte und unkomplizierte Kommunikation durch Übertragung von Meetings in Echtzeit und den unmittelbaren Austausch im Chat zu ermöglichen sowie um eine effizientere und flexiblere orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit zu erreichen. Je nach Art der Nutzung durch die Teilnehmer werden unterschiedliche personenbezogene Daten über Teams verarbeitet (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Video, Audio). Ergänzende Informationen zur Datenverarbeitung durch Teams finden sie direkt beim Anbieter Microsoft.

Die Teilnahme an einem Online-Meeting via Teams setzt nicht das Anlegen eines Nutzerkontos bei Microsoft voraus. Es ist ausreichend, wenn sie dem in der Einladungs-E-Mail enthaltenen Link folgen und sich über die Weboberfläche anmelden. Dafür werden zwingend ihre E-Mail-Adresse und ihr Name benötigt, damit wir sie als berechtigten Teilnehmer identifizieren können und um sie zu einem Meeting zuzulassen.

Während ihrer Teilnahme werden diverse technische Nutzungsdaten „Metadaten“ (z.B. IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen), Verbindungsdaten (z.B. Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit), Inhaltsdaten (z.B. Text, Audio, Video) und Diagnosedaten verarbeitet. Bei den Meta- und Verbindungsdaten handelt es sich um Informationen, die bei der Nutzung von Teams notwendigerweise anfallen. Andernfalls kann keine Verbindung zu ihnen und den verwendeten Endgeräten hergestellt werden.

Die bei der Nutzung von Teams verarbeiteten Diagnosedaten enthalten eine von Microsoft eindeutig generierte ID, mit der die Daten einem Benutzer eindeutig zugeordnet werden können (z.B. Client-ID, User-ID, Dauer der Nutzung des Dienstes, Event-ID, Programmsprache). Diese Daten werden zur Bereitstellung, Verbesserung und Aktualisierung von Teams sowie zur Aufrechterhaltung der Sicherheit verarbeitet. Auch diese Daten werden automatisch bei der Nutzung erhoben. Microsoft benötigt die Daten, um Teams fehlerfrei anbieten zu können.

Welche Inhaltsdaten über Teams verarbeitet werden, entscheiden sie selbst. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten und die Verarbeitung von Daten auf diese Weise unterbinden. Die Nutzung der Chat-Funktion ist ebenfalls freiwillig.

Um das jeweilige Meeting entsprechend des eingangs beschriebenen Zwecks sinnhaft durchzuführen, ist es allerdings notwendig, zumindest die Audiofunktion zu verwenden. Eine weitergehende „aktive“ Nutzungspflicht besteht nicht.

Die Zulässigkeit des Einsatzes von Teams richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (berechtigtes Interesse). Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, den Geschäftsbetrieb auch dann weiter am Leben halten zu können, wenn Präsenztermine aus verschiedenen Gründen nicht möglich sind. Außerdem ist die Durchführung in vielen Fällen kostengünstiger und effizienter. Die Kommunikation und Zusammenarbeit wird erleichtert und dürfte damit auch in deinem Interesse liegen.

Werden meine Daten weitergeleitet?

Wir nutzen Teams als Cloud-Anwendung und nehmen dabei die Microsoft Corporation als Auftragsverarbeiter in Anspruch. Den beim Erwerb der Lizenz einbezogenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung kannst du auf der Webseite von Microsoft einsehen. Da es sich um einen US-amerikanischen Anbieter handelt, findet eine Übermittlung von Daten in die USA statt. Diese ist zulässig, da ein ausreichendes Datenschutzniveau durch die Vereinbarung von EU-Standardvertragsklauseln sicherstellt wurde. Weitere Informationen hierzu finden Sie direkt bei Microsoft.

Im Rahmen eines Online-Meetings können andere Teilnehmer ihren Namen sehen sowie die von ihnen geteilten Inhalte zur Kenntnis nehmen.

Für alle Mitglieder eines Teamraums, sowohl für Mitarbeiter der fruitcore robotics GmbH als auch für Externe, besteht Transparenz im Hinblick auf die weiteren Mitglieder eines Teamraums. Es ist insbesondere untersagt, die persönlichen Zugangsdaten zu einem Teamraum anderen Personen unbefugt zu überlassen oder andere Personen heimlich an einer Teamkonferenz teilnehmen zu lassen, v.a. an einer Telefon- oder Videokonferenz. Die Funktionalität der verwendeten Videokonferenzsysteme wird so ausgelegt, dass der jeweilige Teilnehmer erkennen kann, welche Video- und Audiodaten aufgenommen, übertragen und gespeichert werden.

Wie lang werden die Daten gespeichert?

Die erstmalige Speicherung ihrer Daten erfolgt zum Zeitpunkt des Beitritts zu einem Online-Meeting über Teams. Die im Rahmen eines Meetings verarbeiteten Inhaltsdaten werden nicht aufgezeichnet und auch nicht gespeichert. Für den Fall, dass das Meeting aufgezeichnet werden soll, werden alle Teilnehmer in Kenntnis gesetzt und um ihr Einverständnis gebeten. Die Chat-Inhalte sind mindestens bis zur Beendigung des Meetings einsehbar. Die genauen Aufbewahrungszeiten können sie direkt bei Microsoft einsehen.

Welche Rechte haben Sie?

Folgende Rechte können sie uns gegenüber jederzeit geltend machen:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO): wir teilen dir auf Anfrage mit, welche Daten wir von dir gespeichert haben und was wir mit ihnen machen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO): falls wir falsche Angaben von dir gespeichert haben, kannst du eine Anpassung verlangen.
• Löschung (Art. 17 DS-GVO): sofern kein Grund für eine weitere Speicherung vorliegt, löschen wir deine personenbezogenen Daten.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO): wenn du etwas Bestimmtes nicht mehr akzeptieren willst, kannst du eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO): Du kannst in bestimmten Fällen von uns verlangen, dass wir deinen Datensatz an dich übergeben.

Wir haben uns Gedanken gemacht, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen. Das betrifft insbesondere alle Verarbeitungen, die auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit.f DSGVO stattfinden. Sofern Sie der Verarbeitung für Werbezwecke widersprechen, bekommen Sie keine Werbung mehr.

Sie können ihre Rechte jederzeit ausüben. Das heißt allerdings nicht, dass sie auch erfüllt werden. Sie können z.B. nicht die Löschung ihrer Daten verlangen und gleichzeitig unsere Leistungen in Anspruch nehmen.

Sie haben das Recht, sich jederzeit bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Eine Übersicht bekommst du auf der Webseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.